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  如何做个好秘书
 

随着企业管理水平的要求不断提升,对行政管理人员的专业素质要求越来越高。经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色,经常埋头处理一些琐碎的事务,但从没有系统地全方位处理行政管理工作; 同时也有不少的行政管理人士感慨,自己整体忙得天昏地暗,却不但得不到老板、同事的肯定及认同,还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨,不知道该如何有效率地处理行政事务,而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。如何做个好秘书?


其实在认识Rachel之前,我对“秘书”的理解跟大多数人一样简单,觉得秘书就是伺候人的活儿,只要有点儿眼色,没什么太难的,最需要的就是耐心。直到有机会跟Rachel这个在三家著名外企任职过的“资深秘书”见面聊天,才明白许多看似简单的事情,做起来却并不那样容易。

    “提起秘书,大多数人都会想到漂亮的女孩。事实上在国外,真正优秀的秘书大多已近不惑之年,或许年龄更大。他们真的非常专业,以我现在的经验是没法比拟的。”这个高挑的女孩子,一身干练的职业套装,说话时的语调平稳却很有力度,老到的样子显得比同龄人成熟许多。

    “老板永远是对的!”

    中国有句古话,“伴君如伴虎”。和上司相处的过程,不但是相互信任的过程,同时也是磨合的过程。

    Rachel回忆起自己刚入行时的一段遭遇。在法国公司做秘书时的Rachel,因为没有太多经验,上司说的一切命令她都只是用“好的”来回答。后来她渐渐意识到这样做可能导致每件事情都无法完成。于是,在进入飞利浦公司担任亚太区总裁秘书后,她学会了积极跟上司有效沟通,不能做的一定事先明说。“上司可能会一天交付10项任务,而你或许只能做好5项,开始就应该跟上司讲明白,我只能完成其中5项,如果都做,可能会做得一塌糊涂。这样,他会另行安排合适的人选协助你完成工作。如果什么都用‘好的’作回答,最终吃苦果的只有自己,而且逐渐会让老板怀疑你的能力。”

    “中国人不太善于challenge自己的上司,任何事情都容易唯命是从。但在外企,上司更愿意在第一时间知道你遇到的困难和想法,这样更有利于他下一步工作计划的执行。”

    “老板永远是对的。与上司相处的过程难免会有被误解的时候,这个时候最好先站在上司的角度思考他为什么会这样想,而后找个合适的时解释清楚。如果一开始就不顾一切地去解释,只会适得其反。”

    Rachel谈起自己曾经遇到过的一个麻烦。中秋节发月饼票,在计算时忘记了司机的份额,当Rachel发现时有点儿慌。一位部门经理知道后把自己的份额让给了司机,Rachel很高兴。当时上司在泰国出差,Rachel就发E-mail给他,说事情得到了解决。得到的回复却是上司的大发雷霆:“你没有任何权力来帮我决定事情!”Rachel当然很不开心,后来静心一想,明白是自己在信里没有写清楚,让上司误以为自己把他的月饼票给了司机,擅自动用他的私人物品。“我当时没有即刻打电话给他,只是写E-mail说一切等你回来解释。如果马上打电话辩解,老板会认为你在挑衅他,事情只会更糟。静下心来找原因才是关键,要把握一个原则——老板永远是对的。他发脾气也好,表扬也好,他有自己的立场,多站在他的角度考虑问题,会让自己做事情事半功倍。”

    潜伏的“贵人”

    “我一直相信一句话,‘你成功的一半是由上司定义的’。和上司的融洽相处,同时也是对自己的成全。”Rachel谈起这一点深有体会。

    Rachel离开秘书行业已经有半年时间了,而她的事业转型恰好得益于前任上司。Rachel的上司在半年前要调任北京,当时的Rachel有两个选择,和老板一同去北京继续秘书工作;或者留在上海,重新开始另一个新角色,在这家全球著名的信用卡公司做金融客户专员。经过几夜不眠的思量,Rachel决定选择后者。

    “我相信跟我共过事的人,再做任何事情都同样出色。”这是上司临走时留给她的一句话。Rachel开始做一个真正意义上的职员,开始有机会接触公司的核心业务。初期的转型困难重重,前任上司却在遥远的北京一直关心着Rachel的成长。每次回上海,有机会的话都会面对面给她肯定和鼓励,让从没学过金融的Rachel越来越有信心,在新岗位上也越来越适应。

    专家点评

    人总站在自己的角度看问题,永远看不清问题的全部,每一个故事都会有属于它的死角,就好像员工看自己的老板,会觉得他难相处,可说不定老板也有自己的故事呢。员工与老板相处可以尝试以下几点:

    1、学会换位思考:别遇到什么事都去抱怨别人,站在别人的角度想一想。

    2、降低期望值:别将期望定得太高,希望越大失望越大。

    3、发挥优势资源:认识自我:把自己的强项表现出来让老板知道,告诉他你也有这个能力去很好地完成任务。

    4、凡事多沟通:老板不是高不可攀的,有事情多和老板谈谈,让老板理解你的意思。

    5、幽大于默:生活、工作中多幽自己一默,别默默无闻不出声,学会自我调整。

 

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